Hiện nay, nhiều doanh nghiệp luôn không ngừng tìm kiếm những giải pháp nhằm tối ưu công việc mang lại năng suất tốt nhất. Hệ thống ERP được ứng dụng đã giúp quản lý và hoạch định nguồn lực vô cùng hiệu quả. Bài viết sau sẽ giúp bạn tìm hiểu thông tin chi tiết về ERP là gì, những lợi ích nhận được cùng cách ứng dụng trong doanh nghiệp.
Mẫu triển khai ERP cho doanh nghiệp
Download tài liệu ERP ngay tại đây, bộ tài liệu bao gồm:
- Mẫu lập kế hoạch sản xuất
- Mẫu kế toán & tài chính
- Mẫu quản lý kho
- Tài liệu & Ebook vận hành, tổ chức bán hàng
- …
Mời bạn đọc tiếp bài viết để hiểu hơn về ERP và cách ứng dụng chúng trong doanh nghiệp:
Định nghĩa ERP là gì?
ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning, hiểu đơn giản đây là hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp và là một phần quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. ERP là gì? Đây là hệ thống bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến quy trình sản xuất và kinh doanh nhằm liên kết thành một cơ sở dữ liệu nhất quán cho doanh nghiệp.
ERP giúp tạo ra một hệ thống quy trình làm việc tự động trong doanh nghiệp với mức độ phức tạp tùy thuộc vào tổ chức. Chức năng của ERP bao gồm liên kết các bộ phận khác nhau như bán hàng, nhân sự, kế toán, lập kế hoạch, sản xuất, tồn kho,… tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả nhất.
Phần mềm ERP được thiết kế đã thay thế hệ thống quản lý đơn lẻ và chỉ sử dụng trên một phần mềm duy nhất. Bao gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ thực hiện một chức năng riêng như nhân sự, tài chính kế toán, quản lý phân phối,… Tuy nhiên, dữ liệu không bị chia nhỏ mà có thể được sử dụng chung dễ dàng.
Lợi ích khi triển khai phần mềm ERP là gì?
Việc triển khai phần mềm ERP đã mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cùng ưu điểm khác như:
Cải thiện năng suất công việc
Bằng việc tự động hóa các quy trình kinh doanh và loại bỏ công việc thủ công, ERP không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là giúp doanh nghiệp cải thiện và nâng cao hiệu suất. Phần mềm này giúp hợp lý hóa quy trình, giảm bớt công việc dư thừa và tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao.
Các bộ phận trong doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng nhờ khả năng truy cập thông tin chính xác của ERP theo thời gian thực. Nhờ đó tăng cường năng suất công việc trong doanh nghiệp, tổ chức.
Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm chi phí là lợi ích nổi bật của việc áp dụng hệ thống ERP là gì mang lại cho doanh nghiệp. ERP đã hợp nhất nhiều hệ thống thành một, tiếp đó loại bỏ nhu cầu chi phí mua các giấy phép phần mềm riêng lẻ, giảm chi phí bảo trì và đào tạo. Ngoài ra, với việc tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho cũng góp phần giúp giảm tình trạng hết hàng và cải thiện quy trình mua sắm đã giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho các doanh nghiệp.
Đảm bảo độ chính xác dữ liệu
ERP giúp đảm bảo độ chính xác cao trong quản lý dữ liệu của các doanh nghiệp. Việc này giúp giảm thiểu nguy cơ phát sinh sai sót hay sai lệch trong quá trình hoạch định và thực hiện các quy trình kinh doanh cho tất cả các phòng ban.
Cải thiện chất lượng dữ liệu đã góp phần tạo ra báo cáo và phân tích có độ tin cậy cao hơn. Các nhà quản lý và giám đốc điều hành dựa trên dữ liệu đó sẽ đưa ra quyết định sáng suốt và tự tin hơn.
Dễ dàng mở rộng ứng dụng
Hệ thống ERP là gì được thiết kế để phù hợp với sự phát triển của từng doanh nghiệp khác nhau. Chính vì thế, ERP dễ dàng mở rộng để đáp ứng được khối lượng dữ liệu, số lượng người dùng và giao dịch ngày càng tăng. Sự linh hoạt của hệ thống này cũng được đánh giá cao khi sử dụng các mô-đun và cấu hình có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
Cải thiện dịch vụ khách hàng
Hệ thống ERP không chỉ là một công cụ quản lý nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng tốt hơn. Bằng cách tổng hợp dữ liệu khách hàng toàn diện, doanh nghiệp có khả năng cung cấp các dịch vụ được cá nhân hóa và kịp thời, tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng.
ERP cung cấp khả năng quản lý đơn hàng hiệu quả từ việc tiếp nhận đến xử lý đơn hàng. Dễ dàng theo dõi mọi tương tác của khách hàng, tạo điều kiện cho quá trình hỗ trợ khách hàng hiệu quả. Đem đến sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng cao hơn khi đáp ứng đúng nhu cầu và mong muốn.
Phần mềm ERP được ứng dụng trong doanh nghiệp nào?
Sau khi nắm rõ khái niệm ERP là gì, nhiều người thắc mắc doanh nghiệp nào thì nên ứng dụng phần mềm này. ERP phù hợp cho mọi doanh nghiệp lớn nhỏ đang hoạt động trong tất cả các lĩnh vực khác nhau.
Đại lý cung cấp
Đại lý là không gian lưu trữ hàng hóa khổng lồ thường bao gồm 2,3 nhà kho lớn để chứa sản phẩm. Quản lý một lượng lớn thông tin liên quan đến sản phẩm cũng như thu chi bao gồm số lượng, số liệu, khách hàng, đối tác, giá thành nhập ban đầu, địa chỉ đơn hàng,…
Để đối mặt với thách thức này và thực hiện các công việc hiệu quả, các đại lý ngày nay không thể thiếu sự hỗ trợ của phần mềm ERP là gì. Phần mềm này giúp tối ưu hóa quá trình hoạt động kinh doanh đồng thời cung cấp khả năng kiểm soát và theo dõi mọi thông tin quan trọng liên quan đến hàng hóa và giao dịch.
Ngoài ra, với mục tiêu tối ưu hóa chi phí nhân sự trong các khâu quản lý đều được phần mềm ERP đảm nhiệm. Việc tự động hóa các quy trình này giúp giảm áp lực công việc cho nhân sự, đồng thời tăng cường độ chính xác và hiệu suất.
Doanh nghiệp tài chính
Mô hình kinh doanh liên quan đến các con số và số liệu thường làm cho các chuyên viên cảm thấy “đau đầu”. Bộ máy của doanh nghiệp trong lĩnh vực này thường bao gồm nhiều phòng ban khác nhau.
Đối với người đứng đầu quản lý kiểm soát quy trình hoạt động cùng thông tin khách hàng là một thách thức khó khăn. Trong hoàn cảnh này, phần mềm ERP là gì trở thành một công cụ hỗ trợ không thể thiếu.
ERP không chỉ giúp tổ chức tập hợp và quản lý thông tin một cách hiệu quả, mà còn giúp đồng bộ hóa các hoạt động của các phòng ban khác nhau. Qua đó, giúp người đứng đầu quản lý có cái nhìn tổng quan và chi tiết về mọi khía cạnh của doanh nghiệp.
Đơn vị cung cấp nguồn nhân lực
Khi nói đến quản lý nhân lực thường sẽ đối mặt với lượng thông tin đa dạng về yếu tố con người. Các đơn vị cung cấp nguồn nhân lực hay còn gọi là “headhunt” phải xử lý, lưu trữ và theo dõi thông tin lý lịch cơ bản của hàng trăm thậm chí hàng nghìn ứng viên.
Đồng thời thống kê về tổng lương phải chi trả cho từng nhân viên, theo dõi thời gian làm việc và chi nhánh làm việc cụ thể. Đối với bộ não con người, việc ghi nhớ tất cả thông tin liên quan đến hàng trăm người là điều không khả thi. Do đó, sự hỗ trợ từ các ứng dụng phần mềm ERP sẽ giúp giải quyết vấn đề này nhanh chóng.
Doanh nghiệp sản xuất
Loại hình doanh nghiệp này có đặc điểm bao quát toàn bộ mọi yếu tố quan trọng như con người, hàng hóa, vật liệu, giá cả,… tạo nên một hoạt động kinh doanh với quy mô lớn. Quản lý toàn bộ quá trình này đòi hỏi sự hiệu quả và đồng bộ trong kiểm soát tất cả các vấn đề và được thực hiện nhờ sự hỗ trợ từ phần mềm ERP là gì.
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình từ quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho đến theo dõi nguyên liệu và thành phần trong sản xuất. Việc sử dụng ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý mà còn giảm thiểu tốn kém nguồn lực và thời gian, tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả.
Những lưu ý khi sử dụng phần mềm ERP là gì
Bên cạnh những đặc điểm nổi bật mà hệ thống ERP mang lại, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điểm sau khi sử dụng phần mềm này.
Chi phí đầu tư lớn
Hệ thống ERP là gì đòi hỏi doanh nghiệp cần có một khoản đầu tư khá lớn. Ngoài các chi phí triển khai cơ bản như chi phí bản quyền, tài khoản sử dụng, doanh nghiệp còn phải xem xét chi phí bảo trì hàng năm. Hơn nữa, để hệ thống hoạt động hiệu quả cần đầu tư thêm vào phần cứng bao gồm máy chủ và thiết bị di động phù hợp. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây có thể là khoản đầu tư tài chính không hề nhỏ.
Thời gian triển khai dài
So với các phần mềm đóng gói, việc triển khai hệ thống ERP được tùy chỉnh theo doanh nghiệp sẽ cần khoảng thời gian dài và công sức để gặt hái được kết quả thành công. Quá trình triển khai kéo dài có thể gây nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Tổng hợp mẫu triển khai ERP
Hệ thống ERP bao gồm nhiều chức năng đa dạng, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể quyết định bổ sung thêm các mô-đun tính năng mới để phù hợp với nhu cầu của mình:
Quản lý kho
Nhắc đến hệ thống ERP không thể không nhắc đến Quản lý kho. Trong mô đun này sẽ bao gồm quản lý hàng xuất nhập kho, quản lý hàng tồn kho, quản lý hàng hoá vật tư kho,…
Tuỳ vào tính chất ngành và quy mô doanh nghiệp mà mô-đun này có thể được triển khai từ đơn giản đến phức tạp
Lập kế hoạch sản xuất
Khi triển khai hệ thống ERP các doanh nghiệp thường lập kế hoạch sản xuất bao gồm các thành phần: Số lượng nhập – bán – tồn kho, Quản lý kho, Theo dõi chất lượng, Điều phối giao hàng,… để. Mô-đun này giúp lập kế hoạch sản xuất phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian, giảm bớt tỷ lệ hàng hoá bị lỗi hỏng trong quá trình sản xuất, tối ưu hoá chi phí và kiểm kê hàng hoá hiệu quả.
Kế toán & tài chính
Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu triển khai khác nhau, tuy nhiên về cơ bản mẫu Kế toán & tài chính sẽ bao gồm: Sổ cái chung, Tài khoản chi trả, Các khoản nhận về Số dư, Báo cáo tài chính, Quản lý tiền mặt, Ngân sách,…
Triển khai mẫu Kế toàn & tài chính trong hệ thống phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhập liệu, đảm bảo tính chính xác.
Quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng là chức năng cực kỳ phổ biến đối với các doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản lý ERP, về các bản các chức năng sẽ bao gồm: Tạo đơn, xử lý đơn, xuất hoá đơn,… Sử dụng chức năng này giúp doanh nghiệp minh bạch hóa các quy trình bán hàng, gia tăng hiệu suất bán hàng và tiết kiệm thời gian mua hàng cho khách. Đồng thời hỗ trợ việc quản lý bán hàng đa kênh, cung cấp các công cụ thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hoạt động bán hàng, xây dựng các chương trình phù hợp để thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi, gia tăng doanh số kinh doanh.
Lời kết
Trên đây là những thông tin chi tiết về giải pháp ERP là gì và lợi ích cùng ứng dụng trong doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng qua bài viết giúp bạn triển khai phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả tốt nhất.
