Bạn muốn lập kế hoạch truyền thông nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy cùng ACCESSTRADE khám phá 9 bước lập kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp chi tiết nhất qua bài viết dưới đây
Kế hoạch truyền thông là gì?
Kế hoạch truyền thông là một tài liệu mô tả chi tiết các hoạt động và chiến lược truyền thông được triển khai nhằm đạt mục tiêu chung trong doanh nghiệp. Kế hoạch thường bao gồm phần hướng dẫn và quản lý việc giao tiếp với công chúng, khách hàng, nội bộ doanh nghiệp và các bên liên quan. Việc xây dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, nếu được xây dựng và triển khai đúng cách, kế hoạch này sẽ đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
9 bước lập kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp
Bước 1: Phân tích SWOT
Phân tích SWOT đã không còn xa lạ gì đối với một marketer hay bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào. SWOT cho doanh nghiệp biết được điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (weakness), cơ hội (opportunities) và những thách thức (threads) cần phải đối mặt. Đối với SW, doanh nghiệp có thể phân tích các yếu tố nội bộ như: sản phẩm, thương hiệu, thị trường, tài chính và đội ngũ nhân sư. Đối với OT, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố bên ngoài như: sự phát triển của công nghệ, đối thủ cạnh tranh, xu hướng thị trường,…
Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông
Để kế hoạch phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu truyền thông rõ ràng và tuân theo nguyên tắc SMART.
S – Specific: Cụ thể
M – Measurable: Có thể đo lường
A – Achievable: Tính khả thi
R – Realistics: Tính thực tế
T- Timebound: Thời gian thực hiện.
Ví dụ: Tăng lượng truy cập => Tăng lượng truy cập website quý II/2024 lên 20% so với quý I/2024.
Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu
Bước kế tiếp để xây dựng bản kế hoạch truyền thông đó chính là xác định đối tượng mục tiêu. Doanh nghiệp có thể dựa vào:
- Nhân khẩu học: Độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập, vị trí địa lý,…
- Tâm lý hành vi: Sở thích, thói quen, thái độ,…
- Đơn vị ra quyết định DMU: người sử dụng, người khởi xướng, người ảnh hưởng, người ra quyết định, người mua,…
Bước 4: Xác định thông điệp truyền thông
Sau khi đã xác định được đối tượng khách hàng và nhu cầu của họ, doanh nghiệp cần xác định thông điệp truyền thông mình muốn truyền tải. Thông điệp cần giúp khách hàng trả lời câu hỏi tại sao họ lại cần biết đến sản phẩm/dịch vụ này. Một thông điệp truyền thông hiệu quả cần đảm bảo: Rõ ràng, dễ hiểu, cụ thể, ngắn gọn, chân thực, đáng tin cậy, hấp dẫn và thu hút.
Bước 5: Thiết kế truyền thông
Một kế hoạch marketing thì không thể thiếu đi thiết kế truyền thông, ba yếu tố then chốt bao gồm:
- Chiến lược cho những thông điệp truyền thông (Message strategy)
- Chiến lược cho các hình thức sáng tạo (Creative strategy)
- Nguồn phát thông điệp (Message source):
Bước 6: Chọn lựa kênh truyền thông
Để chọn lựa kênh truyền thông, doanh nghiệp cần cân nhắc đến mục tiêu truyền thông ban đầu. Ví dụ: Nếu mục tiêu truyền thông là tăng độ nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp có thể chọn lựa các kênh mạng xã hội, truyền hình, báo chí. Nếu mục tiêu truyền thông là thúc đẩy doanh số, doanh nghiệp có thể chọn lựa tiếp thị các kênh như email, điện thoại,…
Bước 7: Xác định ngân sách và chiến lược triển khai
Đây chính là một trong những phần then chốt của bản kế hoạch truyền thông. Doanh nghiệp cần xác định ngân sách và chiến lược triển khai tối ưu, cẩn thận. Kế hoạch truyền thông thường bao gồm các khoản chi phí: Quảng cáo, PR, Marketing trực tiếp, Marketing gián tiếp, Quan hệ công chúng,…
Bước 8: Thiết lập timeline
Bất kỳ bản kế hoạch nào cũng cần có thời gian bắt đầu và kết thúc. Sau khi đã liệt kê các hoạt động triển khai,doanh nghiệp cần xác định timeline cho từng hoạt động. Timeline hợp lý sẽ giúp các hoạt động được thực hiện đúng tiến độ và đem lại hiệu quả.
Bước 9: Đánh giá đo lường hiệu suất
Dựa vào mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp cần xác định các chỉ số đo lường hiệu quả cụ thể. Ví dụ, nếu mục tiêu của kế hoạch marketing là tăng độ nhận diện thương hiệu, các chỉ số đánh giá có thể là:
- Lượng người truy cập website
- Lượt theo dõi trên mạng xã hội
- Lượt nhắc đến trên các diễn đàn
Doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau và phân tích chi tiết. Đồng thời lập các báo cáo theo dõi cụ thể.
Mô hình SMCRFN
Ngoài ra, để xây dựng kế hoạch Marketing, doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SMCRFN với:
S – Source/ Sende: Nguồn truyền tải
M – Message: Thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng
C – Channel: Kênh truyền thông triển khai
R – Receiver: Đối tượng mục tiêu
F – Feedback: Phản hồi từ khách hàng
N – Noise: Các yếu tố gây nhiễu, có khả năng ảnh hưởng đến việc truyền tải thông điệp.
- Nguồn (Source/Sender): Đây là cá nhân hoặc tổ chức gửi thông điệp truyền thông đến công chúng. Để thành công, nguồn cần được nắm vững về khách hàng và có kế hoạch truyền thông rõ ràng.
- Thông điệp (Message): Thông điệp là nội dung chính mà nguồn muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu thông qua chiến dịch. Nội dung phải phù hợp, hấp dẫn và gợi cảm xúc đối với khách hàng.
- Kênh (Channel): Kênh
- truyền thông là các phương thức mà nguồn sử dụng để truyền tải thông điệp đến khách hàng. Sử dụng các kênh truyền thông trực tuyến giúp tiếp cận và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.
- Người nhận (Receiver): Đối tượng mục tiêu cuối cùng của chiến dịch truyền thông. Hiểu rõ hành vi và nhu cầu của khách hàng trước khi đưa ra chiến lược quan trọng để thành công.
- Phản hồi (Feedback): Phản hồi từ khách hàng là quan trọng để đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông. Lắng nghe, chia sẻ và đóng góp của khách hàng giúp cải thiện và duy trì sự hài lòng của họ.
- Nhiễu (Noise): Nhiễu là các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc truyền tải thông điệp. Để thành công, nguồn cần lưu ý và đối phó với những yếu tố này để đảm bảo thông điệp đến được người nhận một cách chính xác.
Lời kết
Bản kế hoạch truyền thông là vũ khí đắc lực của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tùy vào tính chất và sản phẩm/ dịch vụ của mỗi doanh nghiệp mà kế hoạch truyền thông cũng sẽ khác nhau. Hãy tham khảo bài viết này thật kỹ và bắt đầu xây dựng bản kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.
